はじめに
複数の施設を運営している動物病院では、患者・診療情報の一元管理や業務の標準化が大きな課題となることが多いのではないでしょうか。例えば、「施設ごとに異なる電子カルテや紙カルテを使用していて、患者情報を統一できていない」「施設間で診療履歴を共有するのに時間がかかり、対応が遅れてしまう」「予約データや診療記録の重複が発生し、正確な管理が難しい」といった状況に直面しているかもしれません。
Vet360は、こうした課題の解決に役立つクラウド型電子カルテシステムです。すべての施設で同じシステムを利用することで、診療情報の一元管理が可能になり、施設間でのデータ共有がスムーズになります。予約・診療・検査データをリアルタイムで参照できるため、どの施設でも一貫した診療を提供でき、飼い主様の満足度向上にもつながります。さらに、システムの統一により業務フローを標準化し、スタッフの負担を軽減しながら、効率的な運営が実現できます。
本記事では、複数施設でVet360を導入する際の具体的なプロセスや注意点について詳しく解説します。複数拠点の診療情報を統合し、よりスムーズな病院運営を目指すためのヒントを提供しますので、ぜひ参考にしてください。
- はじめに
- Vet360導入のメリット
- 施設間での一元管理でミスや重複を削減
- 診療情報の共有と検索性向上
- コスト削減と運用の効率化
- Vet360導入の概要
- 導入開始時の検討すべきこと
- 導入期間に行うこと
- 利用開始直前に行うこと
- 利用開始後に行うこと
- まとめ
Vet360導入のメリット
施設間での一元管理でミスや重複を削減
Vet360を導入することで、複数の施設で飼主・ペット情報や診療記録を同じシステム上で管理できるようになり、情報の紐付け・転記ミスが大幅に削減されます。施設ごとに異なるシステムを使用していると、予約データや診療記録の重複、転記ミスが発生しやすく、結果として患者の治療履歴に一貫性がなくなってしまうリスクがあります。また、予約情報と診療記録が統合されるため、スタッフが施設をまたいで勤務する場合でも、同じシステム上で情報を確認し、円滑に業務を進めることができます。これにより、患者対応の一貫性が向上し、ミスのないスムーズな診療フローが実現できます。
診療情報の共有と検索性向上
複数施設を展開している場合、各施設での診療情報の正確でタイムリーな共有が非常に重要になります。Vet360を導入することで、過去の診療履歴や検査結果を迅速に検索・参照できるようになり、施設間での情報連携が格段に向上します。これにより、どの施設でも最新の診療データに基づいた適切な診療を提供できるため、患者様の安心感も高まります。病院によっては、施設間でスタッフが自転車に乗って紙カルテを運ぶといったことが行われているかもしれませんが、二度とこの手間をかける必要はありません。
コスト削減と運用の効率化
複数施設で電子カルテを利用する場合、それぞれの施設で別々のシステムを導入すると、ライセンス費用やシステム維持費が施設ごとに発生し、運用コストが大きくなります。Vet360はクラウド型の電子カルテであり、すべての施設で共通のプラットフォームを利用できるため、システム導入・維持費を大幅に削減できます。また、予約システムが標準提供されていたり、バージョンアップやメンテナンス費用が不要なため、中長期的に見てもコスト削減は大きなメリットとなります。
Vet360導入の概要
導入開始時の検討すべきこと
■ 移行対象データの確認
電子カルテ導入において最も重要と言っても過言ではないのがデータ移行です。移行可能な情報としては、飼い主・ペット情報、予防歴、料金・薬剤のマスタデータが対象となります。現在どのように管理されていて、電子データとして入手可能かどうか早めに確認する必要があります。紙の台帳などで管理している場合には、データ化する作業が発生するため、スケジュールや手順を事前に決めておくことが重要です。また、複数施設で共同利用する場合、施設ごとに異なるマスタデータをそのまま移行するのではなく、共通化するか否か判断が必要となります。診療メニューや薬剤のデータを統一することで、施設間での標準化された運用を確立しやすくなります。さらに、統一されたデータをもとに施設横断的な分析が可能となるため、経営判断の精度も向上します。
■ 導入体制と担当者の選定
電子カルテの導入・運用を円滑に進めるために、各施設ごとに「システム担当者」を選定することを強く推奨いたします。この担当者は、システムの設定や操作習熟、トラブル時の一次対応を率先して行い、各施設のサポート窓口としても機能します。さらに、全施設を統括するシステム管理者を設けることで、施設間の運用調整やサポートを一元化し、トラブル発生時の対応を迅速に行える体制を構築できます。適任者を早期に決定し、弊社導入担当者と連携を密にすることで、導入作業がスムーズに進みます。
■ 予約システムの利用要否の確認
Vet360の導入に合わせて、オンライン予約機能を利用するかどうかを検討します。また、既に予約制で診察を行っており、他社様の予約サービスを利用している場合にはVet360の予約システムへ切り替えて集約することで、受付業務の効率化が期待できます。複数施設間で異なる予約枠の管理や診療スタイルの違いがある場合には、ルールの統一要否なども確認する必要があります。移行期間などの切り替えスケジュールを決めて、予約サイトの設定や飼い主様への案内が必要となるため、優先的に検討を開始することが大切です。なお、他社様の予約サービスと併用する運用も可能ではありますので、悩まれたり、ご希望の場合にはお気軽にご相談ください。
導入期間に行うこと
■ 飼主/ペット/予防情報のデータ移行
既存の飼主やペットの情報、予防接種履歴などを電子カルテに移行します。この作業は、病院様に元データをご提供いただき、弊社にてデータの分析と加工を行います。その後、詳細な移行方針を病院様と共有し、判断いただく形で進めます。このプロセスにより、正確かつ効率的なデータ移行が可能となります。また、移行後の運用がスムーズになるよう、院内全員で方針の認識合わせを行っていただくことを推奨します。なお、複数施設での運用において、特に論点となるのは飼主・ペットIDの管理方法になります。多くの移行実績がある導入支援チームで各病院の現状に合わせて適切な管理方法を提案いたします。
■ マスタデータ登録
これまで運用してきた料金や薬剤情報などのデータを電子カルテに登録していきます。前述の通り、マスタデータの共通化は、複数施設での電子カルテ利用において、非常に重要で導入後の運用に大きく影響します。導入担当がしっかりとサポートいたしますので、中長期的なメリットをちゃんと享受するために頑張りましょう。Vet360では、標準的なサンプル項目やテンプレートを用意しているため、それらを活用しつつ、病院独自の項目を追加・調整することも可能です。
■ 操作トレーニング
Vet360の基本操作について、弊社導入担当者がオンライン、および現地訪問でトレーニングを実施します。複数施設での利用を前提とする場合、施設ごとに異なる診療フローやスタッフの習熟度を考慮し、最適なトレーニング方法を策定することが重要になります。複数施設での勤務が有り得る場合には、可能な限り院内での使い方のルールを揃えておくことで、より業務効率の効果が大きくなります。また、導入後もヘルプサイトやオンラインマニュアルを活用することで、操作に関する疑問を解決しやすい環境を整えております。加えて、導入支援中には専用のチャットグループを設置し、いつでもご質問いただくことが可能です。
■ 病院独自の診療テンプレート作成
Vet360の最大の特徴であるカスタマイズ可能な診療テンプレートを作成します。例えば、予防接種の記録用テンプレートには、予めワクチン接種に関する入力用セクションを表示させることができたり、手術用のテンプレートでは術前検査結果や使用した薬剤の詳細を記録するフィールドを設定しておいたりとシチュエーションに合わせて用意することができます。これにより、診療時の入力作業が効率化されるだけでなく、情報の一貫性と正確性が保たれます。テンプレート作成は導入担当からサンプルもご案内させていただきますので、参考にしていただきながらご検討いただくことができます。なお、テンプレートは運用中にもユーザーにて随時編集が可能であり、病院のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。
利用開始直前に行うこと
■ 検査機器との接続
血液検査機器などの検査機器をVet360に接続することで、診療データを一元管理できます。この接続により、検査結果を手動で入力する手間が省けるだけでなく、データの正確性が向上し、診療の質向上が期待できます。特に多くの検査を行われる病院では、ミスの防止や業務のスピードアップにつながるため、大きなメリットがあります。接続には特定のケーブルやソフトウェア設定が必要になるため、導入担当者がサポートいたします。順次連携対象を追加しておりますので、導入予定の機器が連携可能か不明瞭な場合にはお問い合わせください。
■ 最終データ移行と検証
移行されたデータが正確に反映されているかを、実際に運用していく環境で詳細に確認します。この段階では、データの不整合や欠落がないかを重点的にチェックし、必要に応じて本番利用開始までに修正を行います。これにより、運用開始後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズなスタートを実現します。複数の施設でそれぞれ確認を行い、どの施設においても正しく運用ができる状態にあるか確認して、全体での認識合わせを行うことも重要です。また、切り替え時点で内金（前受金）や未収金が発生しているお客様の情報も必要に応じてVet360へ反映する必要があります。
■ ロールプレイ
システム操作だけでなく、実際の診療フローに合わせてスタッフ同士でのロールプレイを行い、受付時や診察時の操作タイミングを確認します。特に施設ごとで異なるサービス提供があったり、揃えようがない業務/運用がある場合には、それぞれで必要なシミュレーションを事前に検討しておく事が大事です。また、直近で来院があった患者様の紙カルテ記録を基に電子カルテ内で再現してみることで、リアリティのある練習が可能となります。この過程で、スタッフ間の役割分担や動線を確認し、実運用に近い形で課題を抽出します。改善が必要なポイントが明確になることで、利用開始後の業務効率が向上し、患者対応の精度も高まります。
■ 予約システムの切り替え（必要な場合のみ）
Vet360の予約システムに切り替えをする場合には、実際に切り替えるタイミングよりも先に飼い主様へご案内を行っていただく必要があります。特に獣医師が複数施設で勤務する場合には、予約枠の管理は間違えないようにお気をつけください。なお、切り替える際には、過去の予約サービスで受付けた予約に対して、当日来院した際にVet360で受け付けることが発生します。その場合には必要に応じて、予約情報をVet360に事前に反映しておくと当日の受付がスムーズに対応できます。
利用開始後に行うこと
■ 振り返りと運用・設定の見直し
実運用を開始した直後は、課題や改善点が多く見つかる時期です。これらをタイムリーに把握するために、院内での振り返りや情報共有の場を頻繁に設けます。例えば、診療終了後に短時間のミーティングを行い、課題や成功事例をスタッフ間で共有することで、設定や運用の見直しを迅速に進めることができます。これにより、電子カルテの運用が早期に安定化し、患者対応の質も向上します。
■ 定期業務のイレギュラー対応
ペット保険会社への月次請求など、定期的に行う業務において、電子カルテを利用開始した月だけイレギュラーな対応が必要になる場合もあります。具体的な対応方法は病院様の状況に合わせて、導入担当からご案内させて頂きますので、ご安心ください。
■ 定期的なサポートの利用
いざ実業務の中で電子カルテを利用すると、事前のトレーニングでは想定できていなかった細かな疑問などが出てくることもあります。その場合には、Vet360の導入担当者やサポートデスクの問い合わせ窓口へ積極的に質問いただくことをお奨めします。些細な疑問や問題点でも迅速に解決できるため、ストレスなく運用を進めることができます。また、操作マニュアルやオンラインのFAQを確認することで、効率的に情報を得られます。
まとめ
Vet360の導入は、複数施設を運営する動物病院にとって、診療情報の統一管理、業務効率の向上、コスト削減といった多くのメリットをもたらします。施設間でのデータ共有がスムーズになり、診療履歴の一貫性が保たれることで、どの施設でも適切な診療を提供できるようになります。また、予約管理や診療フローの標準化により、スタッフ間の連携が強化され、患者対応の質も向上します。
病院にとって大きな取り組みとなる電子カルテの導入を、弊社導入担当がしっかりと伴走してサポートさせていただきます。導入や運用に関するご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
