はじめに
病院を開業するにあたり、決めなければならないことは山ほどあります。院内の設計や設備の選定、スタッフの採用、地域の飼い主様への周知など、準備に追われる毎日の中で、「電子カルテを導入するかどうか」「どのシステムが自院に合っているのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。紙カルテはシンプルな運用ができる一方で、長く使い続けるほどカルテが増え続け、保管スペースが圧迫されていくという課題があります。また、開業時にかかる費用は抑えたいものの、カルテ管理を後回しにしてしまうと、後の切り替えが大変になることも考えられます。
Vet360は、こうした開業時の悩みを解決できるクラウド型電子カルテです。サーバー不要で導入コストを抑えながら、紙カルテの保管スペースをゼロにし、診療データの管理を効率化できます。また、シンプルで直感的な操作性を重視しており、開業準備で忙しい中でも短期間で使いこなせるようサポート体制も整えています。
本記事では、新規開業を予定されている方向けに、Vet360の導入メリットや具体的な導入プロセスについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
- はじめに
- Vet360導入のメリット
- 電子カルテを前提とした洗練された運用・院内設計
- 初期導入コストの削減
- 手厚いサポートで安心
- Vet360導入の概要
- 導入開始時の検討すべきこと
- 導入期間に行うこと
- 利用開始直前に行うこと
- 利用開始後に行うこと
- まとめ
Vet360導入のメリット
電子カルテを前提とした洗練された運用・院内設計
電子カルテを導入することで、紙カルテを保管するスペース・棚が不要になります。これにより、院内の空間をより効率的に活用することが可能です。例えば、カルテ保管棚の代わりに、受付エリアを広げたり、待合スペースを快適に整えたりすることができます。また、紙カルテを探す時間が削減されることで、診療効率が向上し、患者様の待ち時間を短縮できます。さらには、電子カルテのデータはすぐに検索できるため、過去の診療履歴を迅速に確認することができ、診療の質を高めることができます。
初期導入コストの削減
Vet360はクラウド型の電子カルテであり、サーバーや専用機器などの大規模設備が不要です。そのため、電子カルテ導入にかかるコストを大幅に削減できます。新規開業では内装工事や医療機器の導入など、多岐にわたる費用が発生しますが、電子カルテの費用が抑えられることで、他の重要な部分に予算を充てることが可能になります。また、クラウド型のため、運用時のメンテナンスやアップデートの手間も削減され、初期だけでなく長期的なコストパフォーマンスにも優れています。
手厚いサポートで安心
Vet360は新規開業の動物病院を多くサポートしてきた実績があり、安心して利用開始いただけるサポート体制を整えています。電子カルテの操作方法だけでなく、導入時に必要な周辺機器やネットワーク環境についてもアドバイスを行います。導入後も、サポートデスクの問い合わせ窓口を利用できるため、操作に不安がある場合でもすぐに解決策を得られます。
Vet360導入の概要
導入開始時の検討すべきこと
■ 料金表や薬剤のマスタデータの準備方針の決定
新規開業において、料金表や薬剤などのマスタデータを事前に整備しておくことは非常に重要です。これらのデータが不足している場合、運用開始後に設定が追いつかずトラブルが発生する可能性があります。お手元に利用可能な情報・データがあるかまず確認します。データの作成が必要な場合には、Vet360では標準項目・サンプル項目を用意しているため、それを活用しながらスムーズに設定を完了できます。特に、料金のデータは会計処理に直結するため、早めの準備を心がけましょう。
■ 導入体制と担当者の選定
新規開業では、スタッフが少人数であることが多く、業務分担が重要になります。その中で、電子カルテの管理や設定を担当する「電子カルテ担当者」を選定することを強くお勧めします。電子カルテ担当者が弊社の導入支援を受けながら病院内の中心的な役割を担うことで、院内での自己解決力が高まります。また、担当者がVet360サポート窓口との連携役になることで、運用トラブルの際もスムーズな対応が可能となります。
■ 予約システムの利用要否の確認
開業時点で予約システムを導入するかどうかを検討します。オンライン予約を導入する場合、開業日よりも前に予約システムの設定や運用ルールの整備、飼い主様への周知を行う必要があります。これにより、受付業務が効率化されるだけでなく、患者様の待ち時間短縮や予約管理の正確性向上が期待できます。
導入期間に行うこと
■ マスタデータ登録
料金表や薬剤など、Vet360で運用するために必要なデータを登録していきます。この作業は運用準備の基盤となる重要なステップです。ワクチン接種やフィラリア予防薬の料金など、動物病院でよく使われる項目はVet360が提供するデータ作成用のリストを基にカスタマイズ可能です。登録する際は、単にデータを作成するだけでなく、院内の全員が設定内容を理解し、共通認識を持つことが大切です。これにより、開業後の運用がスムーズに進み、トラブルや混乱を防ぐことができます。
■ 操作トレーニング
Vet360の導入担当者によるトレーニングを受けることで、システムの基本操作を習得できます。トレーニング用の環境を自由に使って練習いただけます。受付から診療、会計までの一連の流れを早々に行っていただくことで、診療現場での具体的な活用イメージが湧きやすくなります。特に、新規開業の初期段階では開業に伴うトラブルが発生することも多く、電子カルテの操作については事前に慣れておくことが不可欠です。導入期間中にしっかりとした練習を行うことで、運用開始後の混乱を最小限に抑えることが可能です。また、オンラインマニュアルやヘルプサイトを活用すれば、より効果的に操作を身に着けていただくことができます。
■ 病院独自の診療テンプレート作成
Vet360の最大の特徴であるカスタマイズ可能な診療テンプレートを作成します。例えば、予防接種の記録用テンプレートには、予めワクチン接種に関する入力用セクションを表示させることができたり、手術用のテンプレートでは術前検査結果や使用した薬剤の詳細を記録するフィールドを設定しておいたりとシチュエーションに合わせて用意することができます。これにより、診療時の入力作業が効率化されるだけでなく、情報の一貫性と正確性が保たれます。テンプレート作成は導入担当からサンプルもご案内させていただきますので、参考にしていただきながらご検討いただくことができます。なお、テンプレートは運用中にもユーザーにて随時編集が可能であり、病院のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。
■ パソコンなど電子カルテ利用環境の準備
Vet360はクラウド型システムであるため、サーバーの設置は不要ですが、PCやタブレット、ネットワーク環境の整備が必要です。例えば、受付エリアには来院状況を確認しやすいようにデスクトップパソコンを設置し、診察室には診療記録を入力するためのノートパソコンやタブレットを配置するなど、院内の動線・業務を考慮した選定が求められます。また、通信トラブルを防ぐために、安定したインターネット回線を確保することが重要です。特に複数のデバイスを同時に利用する場合、通信速度が低下しないように、回線速度やルーターの性能を確認する必要があります。導入担当者からのアドバイスを活用しながら、環境を整えることで、電子カルテの利用効率を最大化できます。
利用開始直前に行うこと
■ 検査機器との接続
血液検査機器などの検査機器をVet360に接続することで、診療データを一元管理できます。この接続により、検査結果を手動で入力する手間が省けるだけでなく、データの正確性が向上し、診療の質向上が期待できます。特に多くの検査を行われる病院では、ミスの防止や業務のスピードアップにつながるため、大きなメリットがあります。接続には特定のケーブルやソフトウェア設定が必要になるため、導入担当者がサポートいたします。順次連携対象を追加しておりますので、導入予定の機器が連携可能か不明瞭な場合にはお問い合わせください。
■システム設定・操作の最終チェック
Vet360を使いながら想定した通りの診察業務が行えることを確認するため、トレーニング環境でダミー患者情報を使用して受付から診療、会計までの一連のフローをシミュレーションします。この作業により、システム設定や操作の漏れ、また不明点がないかを事前に洗い出すことが可能です。さらに、見つかった問題点を即座に修正することで、運用開始時の混乱を最小限に抑えることができます。
■ ロールプレイ
システム操作だけでなく、実際の診療フローに合わせてスタッフ同士でのロールプレイを行い、受付時や診察時の操作タイミングを確認します。特に直近で来院があった患者様の紙カルテ記録を基に電子カルテ内で再現してみることで、リアリティのある練習が可能となります。この過程で、スタッフ間の役割分担や動線を確認し、実運用に近い形で課題を抽出します。改善が必要なポイントが明確になることで、利用開始後の業務効率が向上し、患者対応の精度も高まります。
利用開始後に行うこと
■ 新規顧客情報の登録
開業直後は、新規の飼い主様とペットの情報登録が頻繁に発生します。これは、新規開業の病院にとって避けられない初期段階の重要な作業です。受付時には、飼い主様の名前や連絡先、ペットの名前、種類、年齢、予防接種履歴、アレルギー情報などを漏れなく登録する必要があります。開業時は電子カルテのみならず、院内で慌ただしい事が多いため、特に初期においては大切な顧客情報が正しく登録できているか確認するようにしましょう。
■ 振り返りと運用・設定の見直し
利用開始直後は、電子カルテ運用上の課題が次々と明らかになる時期です。例えば、診療フローの中で電子カルテの操作が手間取る場面や、システム設定に不備がある場合があります。そのため、定期的に院内で振り返りの時間を設け、運用の中で見つかった改善点や成功例を共有することが大切です。短時間でも良いので、診療終了後に毎日のミーティングを実施することで、課題をタイムリーに把握し、迅速な対策を取ることができます。このプロセスを繰り返すことで、電子カルテの運用が早期に安定し、診療の効率化や飼い主様へのサービス向上にもつながります。
■ 定期的なサポートの利用
いざ実業務の中で電子カルテを利用すると、事前のトレーニングでは想定できていなかった細かな疑問などが出てくることもあります。その場合には、Vet360の導入担当者やサポートデスクの問い合わせ窓口へ積極的に質問いただくことをお勧めします。些細な疑問や問題点でも迅速に解決できるため、ストレスなく運用を進めることができます。また、操作マニュアルやオンラインのFAQを確認することで、効率的に情報を得られます。
まとめ
Vet360の導入は、新規開業を検討している動物病院にとって大きなメリットをもたらします。コスト削減、業務効率化、診療の質向上を実現できるだけでなく、飼い主様へのサービス向上にも繋がります。
病院にとって大きな取り組みとなる電子カルテの導入を、弊社導入担当がしっかりと伴走してサポートさせていただきます。導入や運用に関するご質問や疑問点がございましたら、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
