地域のホームドクターから専門診療まで、2施設で地域医療を支える
－山陽動物医療センター様についてお聞かせください。
下田取締役： 当院は1982年に、父と母が開業した動物病院です。当時はまだ今ほど動物病院が一般的ではなく、犬も外で飼われ、人の食事の残りを与えることも珍しくない時代でした。
その後、赤磐市の人口が増え、ニュータウンの開発やペットブームなどもあり、来院される飼主さまが増えていきました。1998年頃に現在の場所へ移転し、「山陽動物医療センター」として現在に至ります。
診療対象は主に犬と猫です。地域のホームドクターとして予防や一般診療を行う一方で、腫瘍・血液・神経・循環器などの専門性の高い診療にも力を入れています。 MRIも導入しており、県内外の動物病院からもご紹介をいただき、1.5次〜2次診療に近い症例まで対応しています。
現在は獣医師8名、看護師15名、受付スタッフ4名、経営管理部3名の体制です。当院では受付と看護の業務を分けているほか、「診療」と「経営」を切り分けた組織づくりにも取り組んでいます。
院長が診療をしながら採用やマーケティング、広報など、病院経営に関わるすべての業務を担うのは難しいと考えています。そのため、診療を担うスタッフとは別に経営管理部を設け、それぞれが役割を持って病院を運営しています。
－2施設目を開院された背景についても教えてください。
下田取締役： 2施設目は2020年に開院しました。ちょうど新型コロナウイルスの流行と重なった時期で、工事が止まるかもしれないという状況もありましたが、無事に開院することができました。
もともと2施設目を作ったのは、赤磐市の中でも特に人口の多いエリアだったことが大きな理由です。以前からその地域にお住まいの飼主さまが本院まで来てくださっていたこともあり、より近い場所で診療を受けられる環境を作ることにはニーズがあると考えていました。
現在では2施設目にも多くの飼主さまに来院いただいていて、本院を上回る来院数になることもあります。2つの施設で地域の動物医療を支える体制ができてきたと感じています。
電子カルテの事業撤退をきっかけに、次のシステムを検討
－Vet360を導入されたきっかけを教えてください。
下田取締役： 以前は別の電子カルテを長く使っていて、使い勝手にも満足していました。ただ、その電子カルテの事業撤退が決まり、別のシステムへ移行する必要が出てきたことがきっかけです。
電子カルテは一度導入すると簡単に入れ替えられるものではありません。実際にサービスの撤退を経験したことで、機能や価格だけではなく、「この先も使い続けられるのか」「これからさらに良くなっていくシステムなのか」という点も重視して、次の電子カルテを検討しました。
－複数の電子カルテを比較された中で、Vet360を選んだ決め手は何でしたか？
下田取締役： 一つは、デザインの良さです。当院では問診票や同意書、飼主さまへの説明資料などもデザイナーに依頼して作成するなど、普段から見やすさやデザインを大切にしています。
電子カルテも毎日使うものなので、機能だけではなく、画面の見やすさや使いやすさは重要だと考えていました。その点でVet360は、すっきりしていて見やすいという印象がありました。
もう一つ大きかったのが、今後の可能性と開発のスピード感です。完成された機能だけを見るのではなく、これからどれだけ進化していくのかという将来性も含めて検討しました。
以前の電子カルテの事業撤退を経験したからこそ、長く使い続けられることはもちろん、病院と一緒に成長していけるシステムであることを重視し、Vet360を選びました。
導入直後は戸惑いも。それでも、アップデートを重ねて現場に定着
－実際にVet360へ切り替えてみて、導入当初はいかがでしたか？
下田取締役： 最初はやっぱり大変でしたね。以前使っていた電子カルテは長く使っていたこともあり、スタッフも操作に慣れていました。新しいシステムに変わると、どうしても今までと同じようにはいかない部分があります。例えるなら、使い慣れたスマートフォンから、別のメーカーのスマートフォンに乗り換えるような感覚に近いと思います。
「今までこうだったから、新しいシステムも同じようにしてほしい。」ということだけではなく、システムが変われば、使う側も新しいやり方に慣れていく必要があります。最初はその部分で苦労しました。
ただ、今はかなり使いやすくなりました。スタッフからも「使いやすくなった」という声が出ています。
もともとデザインの良さは感じていましたが、ドラッグ操作や受付管理画面、ダッシュボード、会計の集計など、日々使う部分もどんどん改善されています。
導入したときと比べても、アップデートを重ねてかなり使いやすくなってきたと感じています。
2施設の「いま」が見える。スタッフ配置から専門医への症例相談までスムーズに
－本院と分院の2施設でVet360を利用されていますが、どのように活用されていますか？
下田取締役： 本院と分院は5〜6kmほど離れていて、車だと15分くらいの距離です。
Vet360では、それぞれの施設の受付状況をすぐに確認できるので、例えば本院がすごく混んでいて、もう一方の施設に余裕があるときには、「こっちからスタッフを動かそう」といった判断がしやすくなりました。
その場にいなくても、今どちらの施設がどれくらい混んでいるのかが分かるので、2施設を運営するうえではすごく便利ですね。
以前の電子カルテでは、別の施設の状況を確認するために一度ログアウトして、入り直す必要がありました。Vet360では受付管理画面から施設を切り替えられるので、本院と分院を行き来しながら確認するのがかなり楽になりました。
それぞれの施設で「今日は何件くらい診察しているのか」といった数字もすぐに確認できます。以前のようにExcelへデータを出して集計しなくても、その日の状況を把握できるようになったのも便利ですね。
－2施設間では、診療に関する連携はどのようにされていますか？
下田取締役： 当院にはそれぞれ専門分野を持つ獣医師がいるので、別の施設にいる獣医師へ症例について相談するときにもVet360を活用しています。
例えば分院で診ている症例について相談があったときは、ビデオ通話を繋ぎながら、専門の獣医師がその場でVet360のカルテを開いて、血液検査などの結果を確認します。そのうえで、「この検査をしてみて」といったアドバイスをすることができます。
離れた施設にいても、同じカルテや検査結果を見ながらすぐに相談できる。 これは2施設で診療していくうえで、とても便利だと感じています。
毎月約2時間かかっていた経営資料の作成を大幅に短縮
－経営分析レポートも活用いただいていますが、実際に使ってみていかがですか？
下田取締役： 当院では月に1回、幹部会議を行っています。その会議に向けて、以前は電子カルテから必要なデータを選んでExcelに出し、そこから並べ替えたり、必要な数字だけを抽出したりして資料を作っていました。
毎月その作業だけで、2時間くらいはかかっていたと思います。
今は経営分析レポートで、見たい情報をまとめて確認できるようになったので、会議資料を作るための時間が大幅に減りました。こちらが「こういう数字を見たい」とお願いした内容にも対応してもらえるので、すごく助かっています。
－経営分析レポートは、どのような病院に特に役立つと思いますか？
下田取締役： 経営管理部のような部署がない病院には、特にいいと思います。そういった病院では、院長自身が診療をしながら、必要な数字を調べたり、資料を作ったりしなければならないですよね。
でも、病院を経営していくうえでは、やっぱり数字を見ることが大切です。必要な数字がすぐに確認できれば、数字を出すための作業ではなく、その数字を見て「次にどうするか」を考えることに時間を使えるようになります。
院長自身が時間をかけて数字を集めることを考えれば、経営分析レポートを活用するメリットは大きいと思います。
蓄積されたデータを、病院経営に役立つ情報へ
－今後、Vet360に期待していることはありますか？
下田取締役： 今後は、Vet360に蓄積されていくデータを活用して、病院に還元してもらえると面白いと思っています。
例えば、自院の数字だけを見ていても、それが高いのか低いのか、なかなか判断できないことがあります。
地域ごとの平均や、同じくらいの規模の病院と比較した数字などが分かれば、「自院は今どのくらいの位置にいるのか」を客観的に見ることができます。
料金についても、地域や病院規模ごとの傾向が分かれば、価格を見直すときの一つの判断材料になりますよね。もちろんデータの扱いには配慮が必要ですが、匿名化されたデータを活用して、病院経営に役立つ情報として還元してもらえたらと思います。
また、各病院で起きているクレームやミスなどの情報も、共有できる形になるといいと思います。例えば「薬の錠数を間違えてしまった」といった事例を集めて、よく起きるものを知ることができれば、自院で同じことが起きる前に対策することもできます。
電子カルテに集まるデータを、診療記録として残すだけではなく、病院の経営や運営をより良くするためにも活用できるようになると、さらに価値が広がると思います。
電子カルテは病院の生命線。だからこそ「これから」を見て選ぶ
－最後に、電子カルテの導入や切り替えを検討している動物病院へメッセージをお願いします。
下田取締役： 紙カルテから電子カルテへ変えるときも、今使っている電子カルテから別のものへ変えるときも、やっぱり不安はあると思います。私たちも実際に切り替えを経験して、最初は大変な部分がありました。
ただ、これから動物病院を経営していくうえでは、感覚だけではなく、きちんと数字を見ていくことがますます重要になると思っています。必要な数字を簡単に出せて、それを経営に活かせることも、電子カルテを導入する大きな価値の一つだと思います。
そして電子カルテは、一度導入したら長く使っていく、病院にとっての「生命線」のような存在です。だからこそ、今ある機能だけで判断するのではなく、「この先も進化していくのか」「自分たちの病院と一緒に成長していけるのか」まで見て選ぶことが大切だと思います。
私たちがVet360を選んだのも、まさにそこでした。これから自動精算やAIによる診療のサポートなど、動物病院の業務はさらに変わっていくと思います。その変化に合わせて進化し続けてくれることを、Vet360にも期待しています。
